Personvern

Husleietvistutvalgets personvernerklæring

Husleietvistutvalget (HTU) er opptatt av å ivareta personvernet ditt. I tvistesaksbehandlingen er vi avhengig av enkelte personopplysninger for en sikker og entydig identifikasjon av partene i saken. Dette gjelder navn, personnummer, adresse, telefon og e-postadresse. Disse opplysningene behandles i henhold til beskrivelsen nedenfor og leveres ikke ut til uvedkommende. HTU har normalt ikke behov for sensitive personopplysninger i sin saksbehandling, og vi frarår partene å sende inn sensitive opplysninger.

Formålet med og det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger

Når det gjelder HTUs behandling og avgjørelse av tvistesaker, gjelder ikke personopplysningsloven eller personvernforordningen. Dette er fordi HTUs behandling av tvistesaker er en del av rettspleien, i henhold til personopplysningsloven § 2 andre ledd bokstav b. HTU er imidlertid opptatt av å behandle personopplysninger på en forsvarlig og sikker måte. I tvistesaksbehandlingen er opplysninger om partene nødvendige for at HTU skal kunne utøve den offentlig myndighet som vi er pålagt i lov og forskrift. Hvis en avgjørelse ikke bringes inn for domstolene, får den virkning som en rettskraftig dom og kan fullbyrdes etter reglene for dommer. Det samme gjelder et inngått forlik. For at namsmyndighetene skal kunne gjennomføre tvangsfullbyrdelse, er de avhengig av en entydig identifikasjon av partene.

På personal- og administrasjonssiden er personopplysninger bl.a. nødvendig for at HTU skal kunne oppfylle sine forpliktelser etter arbeidsavtalen med den ansatte (f.eks. utbetale lønn). Behandlingsgrunnlaget vil da være at behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller at den registrerte har samtykket til behandlingen.

Lagring av data

Personopplysningene lagres i HTUs sak- og arkivsystem Elements Cloud og i et fysisk arkiv. Sak-/arkivsystemet Elements Cloud har sikker innlogging og leveres av det norske selskapet Sikri AS. Datasikkerheten vurderes som god. Ved bruk av HTUs digitale skjemaer som ligger på vår hjemmeside gjelder egen personvernerklæring fra leverandøren Sem & Stenersen Prokom, som er databehandler for skjemaløsningen.

Kontradiksjon

HTU har skriftlig saksbehandling og partene er selv ansvarlig for å sende inn sine anførsler, dokumentasjon og beviser for sine påstander. Alle opplysninger som en part sender inn til HTU i en tvistesak blir oversendt til motparten i saken. Partene i en husleietvist har med andre ord rett til å vite hva som skjer i saken. (Det kan tenkes noen unntak fra denne hovedregelen, f.eks. for opplysninger om hemmelig adresse, telefonnummer mv).

Dersom en part ikke ønsker at opplysninger, dokumentasjon og bevis skal meddeles motparten i saken, må parten selv vurdere å ikke sende inn de aktuelle opplysningene og dokumentasjon med slikt innhold.

Taushetsplikt, arkivplikt og sletting av opplysninger

HTUs ansatte, innleid personell og utvalgsmedlemmene har alle taushetsplikt.

HTU har arkivplikt etter lov og forskrift om arkiv og må derfor lagre personopplysninger om deg, selv om tvistesaken er avsluttet eller kundeforholdet opphørt. Saksdokumenter vil bli oppbevart i henhold til arkivverkets regler.

Det er utarbeidet rutiner for sletting av personopplysninger for personalsaker hvor opplysningene ikke lenger har betydning, f.eks. søknader til ledige stillinger.

Innsynsrett og utlevering av personopplysninger til andre

Rett til innsyn i Husleietvistutvalgets saksdokumenter i tvistesaker følger reglene i tvisteloven § 14-1 til § 14-5 så langt de passer. Som hovedregel har partene og prosessfullmektiger, og den som har et begrunnet behov i egen rettsstilling, rett til innsyn i saksdokumentene. Allmennheten har som hovedregel rett til innsyn i de fleste saksdokumentene etter at saken er avgjort.

Utenfor tvistesaksbehandlingen kan du kreve innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert på deg og hva som er formålet med behandlingen. Du kan også kreve at vi retter personopplysninger som er feil.

HTU benytter som hovedregel bare personopplysningene i sin interne saksbehandling.

HTUs tvistesaksbehandling er unntatt fra offentleglovas bestemmelser. For administrative saker og personalsaker gjelder offentleglova med enkelte unntak.

Innhenting av personopplysninger fra andre

HTU kan innhente opplysning om partenes adresse fra Folkeregisteret. Dette er særlig aktuelt i tvistesaker for å kunne forkynne en klage for en innklaget som har flyttet fra leieboligen der tvisten oppsto.

Videre kan HTU innhente opplysning fra AA-registeret om en parts arbeidssted. Dette kan være aktuelt når innklagede er flyttet uten å opplyse om ny adresse til Folkeregisteret. Klagen kan da forkynnes på arbeidssted. De saksbehandlerne som har tilgang til AA-registeret undertegner særskilte taushetserklæringer og opplysningene om arbeidssted oppgis ikke til motparten.

Opplysning om innklagedes hjemme- eller arbeidsadresse vil ofte være en forutsetning for at klagen skal kunne forkynnes og at klager skal kunne forfølge sitt rettskrav. I enkelte tilfeller kan forkynning gjennomføres ved oppslag på rettens kontor og innrykk i avis når adressen ikke er kjent.

Publisering av HTUs avgjørelser

I henhold til HTU-forskriften skal et bredt utvalg av Husleietvistutvalgets avgjørelser, herunder samtlige avgjørelser av prinsipiell betydning, offentliggjøres i anonymisert form. Publiseringen skjer på Lovdata. Forlik publiseres ikke.

HTUs nettsider og bruk av informasjonskapsler

HTUs hjemmesider skal fungere slik at lagrede søk eller bruk av informasjonskapsler ikke direkte kan linkes til en person.

Vi bruker analyseverktøyet Hotjar for å få innsikt i brukernes behov på nettsiden vår. Dette gjør oss i stand til å optimalisere brukernes opplevelse av siden. Vi ser blant annet på hvor mye tid brukerne er på hvilke sider, hvilke lenker de velger å klikke på og hvor langt brukerne scroller på nettsidene. I tillegg benyttes Hotjar for innsamling av svar på spørreundersøkelser.

IP-adresse blir benyttet for å bestemme i hvilket land brukeren befinner seg, og blir lagret i anonymisert form på Hotjar sine servere.

Hotjar lagrer informasjon om brukerne i en anonymisert brukerprofil. Verken HTU eller Hotjar vil bruke denne informasjonen til å identifisere brukere.

Du kan lese mer i Hotjars retningslinjer for personvern.

Kontaktopplysninger til HTUs personvernombud

HTUs personvernombud er Mia Helene Melkstavik. Personvernombudet kan kontaktes på e-post (personvern@htu.no) hvis du f.eks. mener det er skjedd brudd på reglene om personvern eller ønsker en nærmere angivelse av hjemmelsgrunnlaget for de enkelte bestemmelsene.

Personvernombudet skal involveres i alle saker om behandling av personopplysninger, være virksomhetens personvernekspert ved å informere og gi råd til virksomheten, de ansatte og publikum.

Personvernombudet har særskilt taushetsplikt.

Klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vi har gjort noe som er i strid med personvernreglene, kan du klage til Datatilsynet. Vi anbefaler imidlertid at du tar kontakt med oss, eller vårt personvernombud, før du eventuelt sender en klage til Datatilsynet.